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La Gestión de la Empresa

“Hasta la vista, me voy a Bodie”

Analice las tendencias, clasifique sus contactos, calcule las oportunidades de negocio y la previsión de ventas y satisfaga mejor las necesidades de sus clientes. Sólo tiene que analizar y administrar la información que posee sobre sus ventas actuales.

Sólo hizo falta que Waterman S. Body —también conocido como William S. Bodey— descubriera oro para que en un área desértica de California, a un tiro de piedra del parque de Yosemite, se levantara de la noche a la mañana y a partir de la nada un pueblo en las laderas de Sierra Nevada —bautizado como Bodie, al parecer por el error del analfabeto que pintó el cartel inspirándose en el nombre del descubridor—. Corría por entonces el año 1859. Comenzaba la fiebre del oro en California. Apenas 20 años después ese pueblo era una pequeña ciudad de 10.000 habitantes, bastante mal avenidos, por cierto: todos los días había follón en alguno de los 65 bares de Bodie y la campana de los bomberos —la que tradicionalmente anunciaba la muerte de un vecino— no descansaba. “Hasta la vista, Dios, me voy a Bodie”, era el dicho de los buscadores de oro antes de emprender la marcha hacia esa ciudad, descrita por el reverendo F. M. Warrington ya en 1881 como “un mar de pecado, azotado por tempestades de lujuria y pasión”.

Entre 1860 y 1941, el distrito minero de Bodie produjo cerca de 100 millones de dólares en oro y plata. Pero llegó el siglo XX, los metales preciosos se agotaron y el pueblo fue muriendo lentamente, hasta que, en 1932, un incendio lo arrasó y terminó por expulsar a los pocos que quedaban. En 1961 fue declarado parque natural, y ahora se puede visitar como vestigio turístico de lo que fue. Allí se puede ver aún el hotel y almacén del pueblo, Wheaton & Hollis, donde quedan anotaciones de las ventas que hacían a los buscadores. Por entonces, todas las transacciones se apuntaban en una libreta, con el nombre de la persona que realizaba la compra, el material que se llevaba y el dinero que pagaba a cambio. Vaya, muy parecido a su libro de contabilidad actual, si no fuera porque ahora todo hay que hacerlo reglado y muy reglado con complejísimas fórmulas y pagar impuestos a tutiplén. Una pregunta: cuando llega final de año —natural o fiscal, tanto da—, ¿usted hace como M. T. Cody, padre de Ella Cain y dueño del almacén Wheaton & Hollis, es decir, agrega la suma total de lo vendido y lo ingresado? ¿O tiene la sensación de que lo que tiene entre sus manos es una mina de oro en datos que le pueden hacer ganar mucho dinero?

En el capítulo 16 ENLACE: —como aumentar la fidelidad de los clientes— analizamos como mejorar las relaciones con sus clientes, tratando a cada uno de ellos de forma personalizada, eficaz y satisfactoria, para reducir costes y obtener una ventaja competitiva. Para ello le sugerimos que convirtiera toda la información que tiene sobre ellos en una base de datos (con nombres, direcciones postales, direcciones de correo electrónico y números de teléfono). Luego podría empezar a clasificarlos por regiones y, teniendo en cuenta lo que han comprado, por intereses. Podría añadir datos sobre su personalidad, comportamiento — si prefiere recibir correo electrónico o cartas, la persona de contacto que le gusta y los productos de los que deseará recibir más información en el futuro—, preocupaciones, etcétera.

Para ello contaba, según le sugerimos, con una metodología específica: el CRM, es decir, el Customer Relationship Management (Gestión de las Relaciones con los Clientes). Y con una solución práctica, en forma de herramienta tecnológica: las aplicaciones CRM de Microsoft. Pues bien, de la misma forma que puede analizar toda la información que genera su negocio en el lado de los clientes (quiénes son, qué les agrada, qué les molesta, etcétera), también puede convertir ese caudal de datos que viene de la acumulación de todas las ventas de productos y servicios que realiza cada año en una mina de oro. Y también cuenta con la ayuda de la tecnología para ello.

Y es que Microsoft Business Solutions CRM no sólo le ayuda a ofrecer un mejor servicio a sus clientes y a tomar decisiones empresariales ágiles y bien fundamentadas, sino que además le permite aumentar las ventas. Es fácil de utilizar, personalizar y mantener, se integra con el resto de herramientas empresariales que utiliza a diario y puede crecer al ritmo de su negocio. Sólo necesita sacarle más partido a un programa que ya tiene y que utiliza para enviar correos electrónicos. Sí, en efecto, estamos hablando de Microsoft Outlook, el gestor de e-mail y relaciones personales de Microsoft Office.

Al igual que sucede con la información sobre clientes, los datos sobre los resultados de ventas se pueden organizar de forma útil gracias a Microsoft Office System, que ofrece a su equipo de ventas un acceso rápido y sencillo a la información, totalmente actualizada siempre, para localizar posibles ventas, gestionar mejor las que ya están en marcha, y poder responder con mayor rapidez y solidez a las necesidades de sus clientes.

Microsoft Business Solutions CRM Ventas hace más sencilla la administración de sus contactos y oportunidades de negocio, el cálculo y la previsión de ventas, el seguimiento de las comunicaciones con los clientes y la automatización de algunas etapas del proceso de ventas. Así, reduce el tiempo del proceso y mejora el trato a los clientes. Se trata de una herramienta que funciona a partir de Microsoft Outlook, y que cuenta con las siguientes ventajas fundamentales:

•Vea de un vistazo todo el historial y la información sobre cualquier cliente desde un mismo punto

•Comparta información entre distintos departamentos de la empresa

•Automatice los procesos de seguimientos de los clientes y gestione las oportunidades que surgen desde el primer contacto hasta que se cierra la venta

•Cree un catálogo de productos completo, con precios, medidas, descuentos y otras opciones

•Gestione los pedidos y almacénelos hasta que estén listos para enviarse y facturarse

•Calcule el rendimiento de sus vendedores, y analice su valía a partir de sus objetivos individuales y de equipo

•Realice previsiones de ventas y otros informes para identificar a primera vista las oportunidades de hacer negocio que usted se está perdiendo pese a tenerlas dentro de su empresa y ante sus narices

•Crea una biblioteca con toda la documentación sobre ventas, y organice los datos por zonas, personas, etcétera. Incluso cuenta con la posibilidad de crear una biblioteca de datos de la competencia, para mantener un ojo en lo que hacen los demás.

Pero puede que su empresa sea más grande, el flujo de información más caudaloso, o que su ambición no tenga límites. Entonces cuenta con una herramienta aún más potente para ayudarle: Microsoft Business Solutions-Navision. Esta solución informática le ayuda a tomar las decisiones adecuadas para su empresa sin perder ni un segundo en dudas tontas. Contará con una vista general completa de su negocio y la posibilidad de llegar hasta la información detallada. Cada vez que registre una transacción, podrá ver al instante todos los totales de clientes, proveedores, cuentas y productos. Además, puede llegar a los detalles filtrando la información (por ejemplo, por fecha, cuenta, ó número de producto), y analizarla a partir de un número ilimitado de criterios.

Microsoft Business Solutions-Navision es la solución perfecta para aquellas empresas que busquen una herramienta para detectar nuevas oportunidades de facturación, gestionar el negocio de la forma más eficiente posible y conseguir una ventaja competitiva respecto al resto de sus compañeros de mercado. Con esta herramienta no tendrá problema a la hora de analizar tendencias y obtener una visión general del mercado para aprovechar nuevas oportunidades y evitar que su empresa termine como Bodie: un lugar barrido por el viento de un pasado que siempre fue mejor, un reducto de un sueño que fue y luego murió.